Sledi pet trikov, s katerimi sestanki ne bodo več nesmiselni in boste z njimi lahko dosegli ravno tisto, kar ste si zadali.
1. Določite jasne cilje
Pomembno je, da vsi prisotni na sestanku poznajo namen srečanja. V vabilu na dogodek je dovolj, da napišete že en stavek, ki bo povzel temo in »poglavje«, o katerem bo tekla beseda. Če je možno, zapišite dnevni red na list in ga prilepite na vidno mesto vsem prisotnim. Ko enkrat določite jasne cilje, lahko brez težav vodite pogovor.
2. Seznam povabljenih naj bo »kvaliteten«
Znani poslovneži se držijo pravila, da na sestanek vedno povabijo zgolj tiste, ki bodo z izrečenim definitivno prinesli dobre rešitve do skupnega cilja. Vsak mora prispevati ideje, in če tega ni sposoben, vabila na službeni sestanek sploh ne dobi. Prav tako ne pretiravajmo z udeleženci - zanimiva je primerjava s pravilom dveh pic, ki govori o tem, da mora biti na sestanku vedno toliko ljudi (in nič več), da se lahko nahranijo z le dvema picama. V nasprotnem primeru je oseb že preveč.
3. Držite se časovnega roka
Res je - vsi sestanki niso enako pomembni in eni zahtevajo od vas več časa, kot drugi. Vseeno se je potrebno držati pravila, da redni, rutinski sestanki znotraj kolektiva ne smejo trajati več kot 30 minut (nekateri svetujejo celo 15-minutno omejitev). Ameriške raziskave namreč kažejo, da človekova pozornost v povprečju »usahne« po osemnajstih minutah, zato je potreben tehten razmislek o tem, ali so dolgi tedenski kolegiji sploh smiselni, in o tem, ali prinašajo želene rezultate oz. produktivnost.
4.Omejite moteče dejavnike
Med hitrimi in efektivnimi sestanki ne smete imeti časa, da bi sploh pogledali na svoj mobilni telefon ali preverili elektronsko pošto. Ne le, da takšno dejanje odvrne človeka od teme pogovora, temveč je to ocenjeno tudi kot skrajno neprofesionalno ravnanje. V prihodnje razmislite, ali bi na naslednjem sestanku vsi izklopili mobilne telefone, prenosne računalnike pa pustili v svojih pisarnah.
5.Določite obveznosti in naloge
Med sestankom določite naloge vsakega prisotnega, ob koncu srečanja pa poskrbite, da povzamete bistvo in še enkrat ponovite nadaljnje korake. Smiselno je tudi, da na koncu vedno ponovite naloge vsakega, da ne bi po nepotrebnem prišlo do nesporazumov. Določite skrajne roke, do katerih morajo biti zadeve opravljene, in se jih držite.
Efektivni sestanki niso sami sebi namen in ni vsak sestanek efektiven sestanek. Pomembno je, da se vodja (tako kot drugi prisotni in prisebni) nanj pripravi in ga skrbno načrtuje. S prakso bo ta naloga vedno lažja in vedno bolje vam bo šlo, hkrati pa boste prihranjen čas lahko izkoristili za pomembnejše delovne naloge.
Anja Damjanović za MojeDelo.com
